Términos y Condiciones

1. Aceptación

Al registrarse y usar DocFácil, usted (el "Cliente" — doctor o consultorio) acepta estos Términos y el Aviso de Privacidad.

2. Naturaleza del servicio

DocFácil es una plataforma de software como servicio (SaaS) para gestión de consultorios médicos y dentales. Permite administrar citas, expedientes clínicos, recetas, cobros, consentimientos y comunicación con pacientes.

DocFácil no presta servicios médicos. La responsabilidad del diagnóstico, tratamiento y atención al paciente recae exclusivamente en el profesional de la salud que usa la plataforma.

3. Período de prueba y suscripción

DocFácil ofrece 15 días de prueba gratuita sin requerir tarjeta. Al finalizar, el Cliente puede suscribirse a un plan de pago. La cancelación es inmediata y sin penalización.

Garantía de 30 días

Si dentro de los 30 días naturales siguientes a su primer pago de un plan el Cliente decide que DocFácil no le sirve, puede pedir la devolución completa de ese primer pago, sin tener que explicar el motivo. Basta con escribir a soporte (soporte@docfacil.tu-app.co o WhatsApp 668 249 3398) dentro de ese plazo.

• La devolución se hace por el mismo medio con el que se pagó, en un máximo de 10 días hábiles desde la solicitud.
• Aplica una sola vez por consultorio y solo al primer pago; los pagos de los meses o años siguientes no son reembolsables, aunque el Cliente puede cancelar en cualquier momento y deja de pagar desde el siguiente periodo.
• En el programa Fundador, el plazo de 30 días corre desde el primer pago, cuando terminan los meses sin costo.
• Al hacerse la devolución, la cuenta pasa al plan Free y el Cliente conserva sus datos según la sección 7.

4. Obligaciones del Cliente

• Proporcionar información veraz al registrarse, incluyendo cédula profesional.
• Obtener el consentimiento expreso y por escrito de sus pacientes antes de cargar sus datos de salud a la Plataforma, conforme al artículo 8 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025 (la "Ley").
• Entregar a sus pacientes su propio Aviso de Privacidad, como responsable de sus datos.
• Atender directamente las solicitudes ARCO que reciba de sus pacientes. DocFácil le ayudará con la información que esté en la Plataforma.
• Usar la Plataforma únicamente para fines lícitos y profesionales.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Cumplir con las Normas Oficiales Mexicanas y demás disposiciones aplicables (por ejemplo, NOM-004-SSA3-2012, NOM-013-SSA2-2015 en odontología y el Reglamento de Insumos para la Salud).
• Revisar que sus notas, recetas y consentimientos contengan lo que pide la regulación aplicable y firmarlos como corresponda (por ejemplo, la firma autógrafa en las recetas). Las herramientas de DocFácil ayudan, pero no sustituyen esa revisión.

5. Cláusula de encargado del tratamiento

Las partes acuerdan expresamente que, respecto de los datos personales de los pacientes cargados a la Plataforma, el Cliente actúa como responsable y DocFácil como encargado del tratamiento, en términos de la Ley (artículo 2, fracción XII) y de los artículos 50 a 52 del Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicado en el DOF el 21 de diciembre de 2011, que se sigue aplicando en lo que no contradiga la Ley. Como la Plataforma es un servicio de cómputo en la nube, DocFácil se obliga a:

1. Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para prestarle el servicio.
2. No usar los datos para fines propios ni distintos a los instruidos: ni publicidad, ni estadísticas propias, ni entrenamiento de inteligencia artificial.
3. No asumir la titularidad de los datos. Los datos siguen siendo del Cliente y de sus pacientes.
4. Implementar y mantener las medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas descritas en el Aviso de Privacidad.
5. Guardar confidencialidad respecto de los datos tratados.
6. Transparentar a sus subencargados. La lista vigente, con el país de cada uno, está en la sección 5 del Aviso de Privacidad. Al aceptar estos Términos, el Cliente autoriza que DocFácil se apoye en ellos para prestar el servicio.
7. Avisar al Cliente, por correo o dentro de la Plataforma, de los cambios a sus políticas de privacidad y a la lista de subencargados antes de que entren en vigor.
8. Abstenerse de transferir los datos salvo por instrucción del Cliente o requerimiento de autoridad competente.
9. Informar al Cliente cuando una autoridad le pida sus datos, salvo que la ley se lo prohíba.
10. Avisar al Cliente sin demora de cualquier vulneración de seguridad que afecte sus datos, para que pueda informar a sus pacientes.
11. Suprimir los datos al terminar el servicio, una vez que el Cliente los haya recuperado, salvo los que deban conservarse por el plazo mínimo de 5 años de la NOM-004-SSA3-2012, conforme a la cláusula 7.
12. Permitir auditorías razonables por parte del Cliente.

El Cliente reconoce que es él, y no DocFácil, quien tiene la obligación primaria frente a los pacientes respecto de sus datos personales.

6. Propiedad intelectual

Todos los derechos sobre el software, diseño, marcas y contenidos de DocFácil pertenecen a sus titulares. Los datos del Cliente son y seguirán siendo propiedad del Cliente.

7. Portabilidad, exportación y fin del servicio

Desde la Plataforma el Cliente puede descargar en PDF el expediente completo de cada paciente (desde su perfil), así como recetas, consentimientos y presupuestos. La Plataforma todavía no tiene una exportación de todos los datos del consultorio de una sola vez: el Cliente puede pedirla en cualquier momento escribiendo a soporte@docfacil.tu-app.co, y DocFácil se la entregará en archivos electrónicos de uso común en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Si el Cliente cancela, durante los 30 días siguientes puede reactivar su cuenta o pedir la exportación de sus datos. Una vez que el Cliente recuperó sus datos, DocFácil los suprime, salvo los expedientes que deban conservarse por el plazo mínimo de 5 años desde el último acto médico (NOM-004-SSA3-2012; en odontología, NOM-013-SSA2-2015): esos se mantienen bloqueados, es decir, guardados sin usarse, hasta que venza ese plazo, y después se suprimen. Si el Cliente no pide sus datos, DocFácil también los mantiene bloqueados durante ese plazo para que pueda recuperarlos.

8. Disponibilidad y limitación de responsabilidad

DocFácil se esfuerza por mantener el servicio disponible 24/7 pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida. La responsabilidad máxima de DocFácil frente al Cliente se limita al monto pagado por suscripción en los últimos 3 meses.

DocFácil no es responsable por: daños derivados del uso incorrecto de la plataforma, pérdida de datos por causas ajenas (fuerza mayor, acción de terceros), decisiones clínicas tomadas por el Cliente.

9. Terminación

Cualquiera de las partes puede dar por terminada la relación en cualquier momento. El Cliente cancela desde su panel o escribiendo a soporte. DocFácil puede suspender cuentas que incurran en incumplimiento grave previa notificación.

10. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes en el domicilio del responsable de DocFácil, renunciando expresamente a cualquier otro fuero.

11. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos Términos: soporte@docfacil.tu-app.co
Para asuntos de datos personales: privacidad@docfacil.tu-app.co